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L'autorisation d'établissement : le vrai filtre

La plupart des activités commerciales, artisanales et libérales exigent une autorisation d'établissement délivrée par le Ministère de l'Économie. Elle est accordée à une personne physique dirigeante qui doit démontrer trois choses.

• La qualification : diplôme, formation ou expérience professionnelle correspondant à l'activité demandée.
• L'honorabilité : absence de faillites frauduleuses, de condamnations incompatibles, extrait de casier et déclaration sur l'honneur.
• Le lien effectif avec l'entreprise : le dirigeant doit gérer réellement et quotidiennement, depuis le Luxembourg, ce qui exclut un prête-nom.

Pour un fondateur non-résident, ce dernier point est décisif. Il ne suffit pas de venir signer une fois par trimestre : l'administration vérifie la présence, la disponibilité et l'implication réelle du dirigeant dans la gestion.

La substance : ce que les administrations vérifient

• Une adresse au Luxembourg où le courrier est reçu, ouvert et traité, pas une simple boîte aux lettres.
• Des décisions de gestion prises au Luxembourg, documentées par des procès-verbaux datés et localisés.
• Un compte bancaire luxembourgeois utilisé pour l'activité courante.
• Des moyens proportionnés à l'activité : bureau, personnel ou prestataires, outils.
• Une comptabilité tenue localement et des déclarations déposées dans les délais.

Le parcours complet, étape par étape

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   Semaine 1, cadrage

   Choix de la forme, répartition du capital, définition de l'activité et vérification des qualifications disponibles pour l'autorisation.

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   Semaines 1 à 3, autorisation d'établissement

   Constitution du dossier : diplômes, CV, casier judiciaire, déclaration de non-faillite. Le délai d'instruction est généralement de deux à quatre semaines et conditionne la suite.

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   Semaines 2 à 4, capital et banque

   Réservation de la dénomination, ouverture du compte, dépôt du capital et obtention du certificat de blocage. C'est l'étape la plus variable : les banques appliquent des procédures de conformité strictes pour les non-résidents.

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   Semaine 4, acte notarié

   Signature des statuts devant notaire, en personne ou par procuration, et immatriculation au RCS.

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   Semaines 4 à 6, mise en route

   Immatriculation TVA, inscription fiscale, déclaration au RBE, affiliation CCSS si dirigeant ou salariés, mise en place de la comptabilité et de la facturation.

En pratique, un dossier bien préparé aboutit en quatre à six semaines. Les dossiers qui traînent sont presque toujours bloqués sur la banque ou sur une pièce manquante de l'autorisation d'établissement.

Le budget réel de la première année