RCS Luxembourg : registre de commerce et des sociétés, mode d'emploi complet

À quoi sert le RCS

Le RCS remplit trois fonctions. Il rend publiques les informations essentielles sur les entreprises, il donne une date certaine aux actes déposés, et il conditionne l'opposabilité : tant qu'une modification n'est pas publiée, elle ne peut en principe pas être opposée à un tiers de bonne foi.

• Identification : dénomination, forme juridique, numéro d'immatriculation (format B suivi de chiffres pour les sociétés), siège social, objet.
• Gouvernance : gérants, administrateurs, pouvoirs de signature, commissaire ou réviseur le cas échéant.
• Capital et titres : montant du capital, apports, éventuelles modifications.
• Actes : statuts coordonnés, procès-verbaux d'assemblée modificatifs, fusions, transferts de siège.
• Comptes annuels : bilan, compte de profits et pertes et annexe, déposés chaque exercice.

Qui doit s'immatriculer

L'immatriculation au RCS n'est pas la même chose que l'autorisation d'établissement délivrée par le ministère de l'Économie, ni que l'immatriculation TVA auprès de l'Administration de l'enregistrement. Une création complète enchaîne ces trois étapes, dans cet ordre logique : autorisation, constitution notariée puis RCS, immatriculations fiscales et sociales.

Comment immatriculer une société : les étapes

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   1. Réserver la dénomination

   Le LBR vérifie la disponibilité du nom. Un certificat de disponibilité est requis avant l'acte constitutif.

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   2. Obtenir l'autorisation d'établissement si l'activité l'exige

   Commerce, artisanat, professions libérales réglementées : l'autorisation est délivrée au nom d'un dirigeant qualifié et honorable, qui doit exercer une gestion effective.

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   3. Bloquer le capital et faire établir l'acte

   Attestation bancaire de blocage pour les apports en numéraire, puis acte constitutif, notarié pour la SARL et la SA, forme simplifiée pour la SARL-S dans les limites prévues.

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   4. Déposer au RCS

   Le dépôt s'effectue en ligne sur la plateforme du LBR, avec authentification électronique. L'acte est publié au RESA et le numéro d'immatriculation est attribué.

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   5. Enchaîner les immatriculations

   TVA auprès de l'AED, affiliation employeur et dirigeant au CCSS, inscription au RBE dans le délai réglementaire, ouverture définitive du compte bancaire.

Obtenir un extrait RCS

L'extrait RCS est le document que réclament banques, clients, appels d'offres et administrations étrangères pour vérifier l'existence et la représentation d'une société. Il se commande en ligne sur le site du LBR à partir du nom ou du numéro d'immatriculation.

• Consultation de base : les informations principales d'une entreprise sont librement consultables.
• Extrait officiel : document daté et certifié, généralement payant, exigé par les tiers.
• Versions linguistiques : extraits disponibles en français, allemand et anglais selon les besoins internationaux.
• Documents déposés : statuts coordonnés, actes modificatifs et comptes annuels sont téléchargeables séparément.

Un réflexe utile : relire son propre extrait au moins une fois par an. Les erreurs les plus courantes sont une adresse de siège périmée, un gérant parti dont la démission n'a jamais été publiée, et des pouvoirs de signature qui ne correspondent plus à la réalité de l'entreprise.

Les modifications à publier en cours de vie sociale

Le dépôt des comptes annuels au RCS

C'est l'obligation RCS la plus structurante pour les sociétés de capitaux. Les comptes annuels approuvés par l'assemblée générale doivent être déposés, dans un format électronique structuré transitant par la plateforme eCDF, dans les délais légaux suivant la clôture de l'exercice.

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   1. Clôture et établissement des comptes

   Bilan, compte de profits et pertes et annexe, établis selon le plan comptable normalisé.

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   2. Approbation par l'assemblée générale

   L'assemblée annuelle approuve les comptes, affecte le résultat et donne décharge aux gérants ou administrateurs.

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   3. Dépôt électronique

   Transmission du paquet comptable via eCDF puis dépôt au RCS, avec paiement des frais de dépôt.

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   4. Publication

   Une mention de dépôt est publiée au RESA. Les comptes deviennent consultables par les tiers.

Radiation et fin de vie de la société

Une société ne disparaît pas parce qu'elle cesse d'avoir une activité. Tant qu'elle est immatriculée, ses obligations comptables, fiscales et de dépôt subsistent. La radiation intervient à l'issue de la liquidation, après clôture des opérations et approbation des comptes de liquidation.

• Dissolution volontaire : décision d'assemblée, nomination d'un liquidateur, réalisation de l'actif, apurement du passif.
• Clôture de liquidation : rapport du liquidateur, approbation, dépôt et radiation au RCS.
• Radiation d'office : possible dans certains cas de non-conformité prolongée.
• Conservation : les documents comptables restent à conserver après radiation, sur la durée légale.

Comment LG Fiduciaire intervient

Nous gérons le RCS de bout en bout pour nos clients : constitution, dépôts annuels, publications de changement de gérance ou de siège, statuts coordonnés, coordination avec le notaire et la banque, et mise en cohérence avec le RBE et l'autorisation d'établissement.

Pour les sociétés qui nous rejoignent avec du retard accumulé, nous établissons d'abord un état des lieux : exercices non déposés, informations obsolètes, écarts avec le RBE. La régularisation se planifie ensuite exercice par exercice, en priorisant ce qui bloque la banque ou un projet en cours.